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Les archives des paroisses

Un processus d’archivage organisé en réseau suivant les orientations pastorales du diocèse de Poitiers

  • L’importance des archives paroissiales est considérable. D’une part elles représentent un élément non négligeable du patrimoine diocésain dont il s’agit d’assurer la sauvegarde, la conservation et la transmission afin que l’histoire puisse être écrite. D’autre part, pour les communautés d’habitants, ces archives gardent la trace de l’action et de la vie des générations qui les ont précédées. Dans son livre II, le Code du patrimoine donne une définition générale des archives dans les termes suivants : « les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (art. L 221-1). Cette définition mérite un bref commentaire. Il s’agit d’une conception très large, le terme d‘archives ne désigne donc pas seulement des « papiers », mais il peut concerner aussi des films, des photographies, des enregistrements sur bande magnétique, des données sur support numérique, des plans, des registres. Ces documents n’ont pas tous la même importance, ils reflètent cependant la double nature de l’Eglise, spirituelle et humaine. Dans cette perspective, le diocèse de Poitiers, a voulu renouveler l’intérêt porté aux archives paroissiales afin d’en assurer la conservation. Cependant le traitement des archives exigent une disponibilité et un travail régulier que les prêtres et les responsables des communautés locales ne peuvent effectuer seuls aujourd’hui.
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  • De cette réflexion est née en janvier 2008 l’idée d’élaborer un processus d’archivage pour collecter les données et encourager la protection des archives paroissiales en faisant appel à des personnes méthodiques et discrètes. En réalité tout le processus repose sur la mobilisation de la population locale (collectage, tri, classement, conditionnement, rangement).

Le choix de l’emplacement des archives doit s’assurer de la résistance au sol des planchers car une salle d’archives concentre sur une surface réduite des masses de papier importantes. Il est également nécessaire de placer les archives dans un endroit dont l’atmosphère est la plus stable possible. Les variations de température ou d’hygrométrie sont dommageables à tout type d’archives (papier, photographies, films). Une température élevée et une humidité importante favorisent le développement des moisissures.

  • A ce jour, 322 bénévoles sont impliqués. Il va de soi que pour inciter la conservation des archives, il est nécessaire de promouvoir une large collaboration et une concertation pratique dans tout le diocèse. Basé sur la découverte de l’Eglise de Poitiers, le processus d’archivage permet un contact direct avec le terrain qui contribue à faire « vivre » l’histoire et notre patrimoine diocésain.

Dès sa création ou sa réception, tout document est déjà un document d’archives : l’identifier et le classer correctement facilite ensuite son archivage. Procédure à respecter dans le traitement des documents :

  1. une affaire = un dossier,
  2. un document n’est jamais isolé,
  3. un dossier doit toujours être identifié,
  4. l’identification est précise et complète,
  5. maintenir de l’ordre dans le dossier,
  6.  mettre en boîte, 
  7. cataloguer le contenu d’une boîte.
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  • Une méthodologie propre aux archives « paroissiales » a été élaborée afin de cadrer les limites du recensement car si la situation des archives est connue dans la salle de lecture des Archives historiques du diocèse de Poitiers, elle l’est beaucoup moins à l’échelle du diocèse qui regroupe 28 paroisses nouvelles, 287 communautés locales et 604 clochers. Le site internet du diocèse de Poitiers comprend des informations pratiques, une aide au classement, des conseils pour la gestion des archives à destination des paroisses nouvelles sous la forme d’un guide d’archivage, d’un guide de classement, d’un guide de procédure, d’un guide de catalogage et d’une charte de partenariat.

Réalisation d’une bandelette d’archivage et conditionnement des documents dans une boîte d’archives.

  • Posant les bases d’une gestion et d’une valorisation durable des archives paroissiales, ce programme est rythmé par plusieurs objectifs:
    – Décentraliser la conservation des fonds à l’échelle des paroisses nouvelles.
    – Collecter les documents produits par les paroisses ainsi que les archives privées pouvant servir de matériau pour enrichir la mémoire collective.
    – Classer les archives en rédigeant des instruments de recherche afin de les rendre accessibles aux lecteurs (universitaires, étudiants, généalogistes, amateurs d’histoire locale).
    – Communiquer les documents aux chercheurs mais aussi mettre en valeur ce riche patrimoine par le biais d’expositions, de conférences et de publications.
    – Conserver les documents dans les meilleures conditions et les préserver grâce à l’aménagement de conservatoires dont le financement est assuré par un partenariat fort avec des structures institutionnelles ou associatives.

 Tous les documents, quels que soient leur date, leur forme, leur contenu et leur support matériel sont inclus dans la procédure d’archivage : réalisation d’une boîte de conditionnement pour pellicules et projections récréatives.

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Il est fréquent de retrouver du matériel audiovisuel remontant à plusieurs dizaines d’années. Entassé en vrac dans des armoires ou au grenier ce matériel est en péril. Il est indispensable de le conserver pour exploiter des supports très divers ainsi que les photographies sur verre transparent, diapositives, pellicules et vidéos analogiques.

  • Sensibles aux orientations de la charte de partenariat, de nombreux particuliers ainsi que des structures institutionnelles et associatives soutiennent le processus d’archivage : aménagement de salle de travail, protection et restauration des documents, conditionnement des archives, réalisation de catalogues locaux, participation à des actions culturelles, animation du territoire dans un esprit de coopération.

Exemple de coopération : mise à disposition d’une salle communale pour réaliser le classement d’un dépôt d’archives paroissiales.

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  • L’aide peut s’effectuer sous trois formes : financière, matérielle et de travail en commun. Il est entendu que la mission du service des Archives historiques n’est pas de concurrencer le travail réalisé par les différentes institutions et associations qui jouent un rôle indispensable dans le domaine de la conservation du patrimoine. Les initiatives s’emploient à traiter localement les archives paroissiales pour en garantir la conservation, la consultation et la transmission. Enfin les documents d’archives sont des documents uniques, fragiles en raison de leur ancienneté ou de leur support. Par conséquent, leur préservation constitue un enjeu de proximité compte tenu des dimensions du diocèse de Poitiers qui comprend deux départements : la Vienne et les Deux-Sèvres. Il est donc nécessaire d’apporter localement une pédagogie des archives à travers tout un maillage de conservatoires placés sous le contrôle scientifique et technique du service diocésain des Archives historiques.

Étiquetage des boîtes, traitement des sources imprimées et réalisation d’un catalogue local, autant d’étapes nécessaires au rangement et conditionnement des archives.

Une présentation des catalogues locaux est intégrée au site Internet du diocèse de Poitiers : description des collections, identification des documents et localisation. Cet outil collectif, réalisé par les équipes d’archivistes bénévoles, met à la disposition de tous les usagers les catalogues locaux en libre accès sur le Web. Par ailleurs une mise en réseau des conservatoires locaux est possible facilitant ainsi le traitement des archives paroissiales.

  • La démarche est enthousiasmante, mais les observations en sont à un stade si préliminaire que cela mérite beaucoup de prudence. L’intervention est limitée pour le moment. Une fois qu’une équipe a été constituée, il faut un temps nécessaire à la formation et au tri des archives ; cela laisse peu de marge de manœuvre. Par conséquent le processus d’archivage est progressif.
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L’aménagement d’un conservatoire doit être réfléchi dans tous ses détails, notamment les plus pratiques. Réussir un aménagement nécessite une étude et des partenaires, le service des Archives historiques connaît les exemples les plus récents et les mieux adaptés du diocèse.

La mise en place d’un partenariat répond à des objectifs précis dont l’aménagement et l’équipement d’un conservatoire qui obéissent à quelques règles économiques. Sept principaux domaines ont été définis : aménagement de salle de travail pour le traitement informatique des documents ; protection et restauration des documents ; conditionnement des archives ; réalisation de catalogues locaux ; participation à des actions culturelles ; animation du territoire ; coopération avec les institutions et le tissu associatif.

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Recenser, étudier, faire connaître les archives qui,du fait de leur caractère historique, constituent un élément du patrimoine local. Tel est l’objectif d’un conservatoire local lors de sa création. La cohérence de l’archivage est assurée par un travail méthodologique constant effectué par le service des Archives historiques du diocèse de Poitiers. Les résultats du processus d’archivage conduisent à s’interroger sur les conditions de conservation du mobilier et des vêtements liturgiques. Des actions de sauvegarde sont entreprises conjointement avec la Commission patrimoine culture et foi du diocèse de Poitiers et la Direction régionale des affaires culturelles.

  • Les conservatoires locaux mettent à disposition des fonds d’archives, des fonds imprimés et de périodiques utiles aux chercheurs qui travaillent sur la période contemporaine, l’histoire religieuse et celle en particulier des paroisses. Les catalogues locaux réalisés par des équipes de bénévoles accordent une place importante aux documents et à l’exploitation historique que l’on peut en faire car les archives révèlent quatre aspects importants des paroisses : l’administration des sacrements, l’historique, le contexte et les représentations du site. Enfin, la recherche procure de l’information qui peut aider à la réalisation d’une variété de projets utiles aux problématiques que développent, depuis peu, des laboratoires d’études spécialisés dans l’histoire religieuse.

Les archives des paroisses nouvelles sont communicables, selon les dispositions du règlement de la salle de lecture des Archives historiques du diocèse de Poitiers, afin de répondre aux sollicitations des chercheurs mais aussi de mettre en valeur ce riche patrimoine auprès du grand public par le biais d’expositions, d’ateliers découverte et de publications.

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  • Quant aux enseignements tirés des expériences locales, ils démontrent qu’un projet patrimonial n’est une réussite que s’il peut être profitable aux populations et qu’en fin de compte on préserve mieux ce qui peut nous servir en retour. Ainsi les conservatoires locaux ont pour mission de développer des projets d’animation dans les quartiers et en milieu rural à travers la valorisation des identités locales. Le service des Archives historiques du diocèse de Poitiers souhaite créer des actions communes pour la mise en valeur du patrimoine sans se substituer au tissu associatif et aux collectivités.
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La présentation au public de documents originaux doit s’accompagner de précautions nécessaires à leur sécurité et à la bonne conservation: protection contre le vol, protection contre la lumière, protection contre la chaleur, la sécheresse et l’humidité.

Des archives bien classées constituent un matériau précieux et indispensable pour toute consultation, exposition et publication.

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  • Certaines paroisses nouvelles ont entrepris ce processus d’archivage. Vous pouvez toujours demander conseil et aide au service diocésain des Archives historiques et retrouver le guide d’archivage à l’usage des paroisses nouvelles.

Poitiers, le 24 mars 2017